ECM là gì?
Quản lý nội dung doanh nghiệp trực tuyến, hay ECM là một cách tiếp cận toàn diện để quản lý thông tin nhằm thực hiện việc chia sẻ, sử dụng và quản lý tất cả thông tin giữa các phòng ban trong một tổ chức. Các giải pháp ECM cung cấp các chiến lược, phương pháp, công nghệ và công cụ để lưu trữ, quản lý và chia sẻ tập trung tất cả nội dung (tài liệu giấy, tài liệu kỹ thuật số, hình ảnh và tệp âm thanh, v.v.) trong một tổ chức.
Hơn nữa, ECM thực hiện tích hợp và quản lý hiệu quả cả thông tin phi cấu trúc (ví dụ: tài liệu giấy) và thông tin có cấu trúc (ví dụ: dữ liệu trong hệ thống cốt lõi như ERP) trong một tổ chức. Một công ty hoặc tổ chức có thể mong đợi kết quả hiệu quả như giảm chi phí, cải thiện hiệu quả công việc và tăng cường bảo mật bằng cách triển khai ECM.
*Tính khả dụng và đặt tên dịch vụ của các giải pháp ECM khác nhau giữa các vùng
ECM có thể làm gì?
Nhiều tổ chức phải đối mặt với những thách thức đáng kể khi lưu trữ, quản lý và truy cập thông tin và nội dung của công ty. ECM có thể giải quyết những thách thức này.
Trường hợp 1
Thách thức: Một số tài liệu giấy bao gồm một hỗn hợp các tài liệu thuộc các loại khác nhau làm chậm hiệu quả công việc.
Giải pháp: Tài liệu kỹ thuật số được quản lý tập trung để có thể dễ dàng lấy thông tin liên quan theo yêu cầu của những người cần nó.
Trường hợp 2
Thách thức: Mất tài liệu giấy dẫn đến bỏ sót thông tin và không xử lý dữ liệu
Giải pháp: Số hóa ngăn ngừa các tài liệu giấy bị mất và chức năng cảnh báo giúp giảm tần suất thất bại trong việc tiến hành công việc và xử lý tài liệu.
Trường hợp 3
Thách thức: Trao đổi tài liệu vật lý đi kèm với các quá trình lưu thông và phê duyệt được thực hiện phức tạp.
Giải pháp: Việc xác định trước một quy trình công việc phù hợp nhất với từng quy trình phê duyệt của công ty sẽ ngăn cản việc trao đổi tài liệu phức tạp, từ đó đạt được các hoạt động phê duyệt và lưu hành tài liệu nhanh hơn.
Trường hợp 4
Thách thức: Quan tâm đến bảo mật và bảo vệ dữ liệu.
Giải pháp: Cải thiện bảo mật bằng cách sử dụng ECM để đặt quyền truy cập cho các nhân viên cụ thể cũng như ghi lại nhật ký của những người truy cập thông tin và khi nào.
ECM tích hợp hoàn hảo với các hệ thống kinh doanh cốt lõi hiện có để quản lý luồng tài liệu và thông tin được sử dụng, đảm bảo các thách thức cụ thể cho ngành và bộ phận được giải quyết.
Giải pháp công nghiệp
Tài chính
– Cải thiện tốc độ của các quy trình thủ công khác nhau trong ngành tài chính phụ thuộc vào tài liệu giấy, từ hệ thống thành phần cho vay đến xử lý thanh toán, bằng số hóa và tự động hóa.
Chăm sóc sức khỏe
– Tích hợp hoàn hảo với hệ thống thông tin y tế, thực hiện chia sẻ thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy như hồ sơ y tế điện tử giữa các nhân viên y tế mà không gặp vấn đề gì.
Chính quyền
– Dịch vụ quản trị được cải thiện và quy trình làm việc không lãng phí có thể đạt được bằng cách số hóa các tài liệu giấy khác nhau được sử dụng bởi các tổ chức chính phủ và tích hợp điều này với ứng dụng cốt lõi được sử dụng bởi mọi bộ phận và tổ chức.
Các giải pháp
Bán hàng
Thúc đẩy hiệu quả của hoạt động bán hàng bằng cách lưu trữ kỹ thuật số thông tin khách hàng, đề xuất, hợp đồng, vv ở trạng thái mới nhất và đầy đủ và chia sẻ nó giữa các nhân viên được chỉ định.
Kiểm sát
Tăng hiệu quả của hoạt động mua sắm bằng cách lưu trữ và quản lý tự động các dữ liệu khác nhau liên quan đến việc mua, chẳng hạn như thông tin về giá và hợp đồng cuối cùng bên cạnh các chi tiết mới nhất của mỗi nhà cung cấp, trong các tệp riêng lẻ của mỗi nhà cung cấp.
Nguồn nhân lực
Cải thiện tốc độ xử lý bằng cách đơn giản hóa việc quản lý thông tin nhân viên. Tài liệu có thể được tìm thấy dễ dàng và lấy ra trong vài phút bởi nhân viên nhân sự đã được trao quyền truy cập.
Quản lí hợp đồng
Cùng với số hóa các tài liệu hợp đồng và kiểm soát truy cập được quản lý, quản lý hợp đồng có thể được cải thiện hơn nữa bằng cách thực hiện quản lý hợp đồng được tối ưu hóa, điều này sẽ ngăn các hợp đồng hết hạn thông qua việc sử dụng chức năng cảnh báo.
Kế toán và tài chính
Loại trừ các tài liệu giấy bằng cách số hóa hóa đơn và thực hiện các quy trình công việc được tối ưu hóa giúp đẩy nhanh quá trình xử lý và phê duyệt giữa nhiều bộ phận.
